Документооборот всё больше перебирается в онлайн-среду. Но каждый бухгалтер и руководитель компании знает, что у всех цифровых отчётов есть бумажные аналоги. Кроме того, компании, как зеницу ока, берегут бумажные оригиналы важнейших документов. Заботятся, чтобы они долго жили и не болели. Ведь наличие в организации электронного архива не отменяет обязанности вести обычный.
История, как бухгалтер попал в историю
Самые древние дощечки с письменами, найденные археологами в древнейшем шумерском городе-государстве Укрук (см. – на снимке экспонат из Staatliche Museen zu Berlin), оказались бухгалтерской отчётностью, договорами на продажу и расписками. А не славлениями богов, царей и героев. И самым древним человеком, имя которого сохранилось в истории, был Куши. Предположительно, бухгалтер того времени, оставивший свою подпись под записью «29086 мер ячменя. 37 месяцев». Куши – пример серьёзного отношения к деловой документации. Махни он рукой на качество глины и правильную технологию просушки, отчётность была бы утрачена ещё при жизни составителя. Но он был отвественным, как все бухгалтеры, поэтому подготовленные им документы всё ещё в отличном состоянии. Через 5000 лет.
К счастью для бухгалтеров, в наше время месить и сушить глину не нужно. Только правильно подобрать бумагу, принтер и ручку.
Бумага: опрятный и свежий вид на 100 лет
Выбирая бумагу для принтера, обращайте внимание на маркировку упаковки.
Бумага класса «С» имеет небольшую стоимость – от 200 до 270 рублей за 500 листов формата А4. По этой причине самая востребованная. Бумага класса «С» из-за невысокой плотности просвечивает и легко мнётся. Тонер на поверхности бумаги может ложиться неравномерно и даже осыпаться, потому что поверхность листа имеет неровности и высокий процент шероховатостей. Класс «С» хорош для повседневных дел, например, для отчётов младших менеджеров. Но для печати устава компании или долгосрочных договоров её использовать нельзя.
Наиболее популярные бренды: Svetocopy, «Снегурочка», Ballet Universal, IQ Economy и Xerox Performer.
Бумага класса «В» считается универсальной, стоит от 220 до 350 рублей за 500 листов формата А4. Непрозрачна, с меньшим процентом шероховатостей, поэтому подходит для печати договоров и бухгалтерской документации.
Наиболее популярные бренды: Вallet Classic, Xerox Business, IQ Allround, Kym Lux Business.
Бумага класса «А» стоит от 250 до 400 рублей за 500 листов формата А4. Высокая плотность листов делает их устойчивыми к деформации и повреждениям. Документы можно пересматривать снова и снова – листы сохранят первоначальную опрятность. На гладкую поверхность бумаги красиво и надёжно ложится тонер. Бумага класса «А» рассчитана на 100 – 200 лет хранения. Она подойдёт для уставных документов, долгосрочных договоров, первичной документации на приобретённое имущество компании и для другой важной документации.
Наиболее популярные бренды: Data Copy, Ваllet Premier, Xerox Premier.
Принтеры: текст останется на века
Выбирая принтеры и МФУ, обращайте внимание на технологию печати.
Струйные принтеры и МФУ в основном отличаются небольшой стоимостью и компактным размером. Во время процесса печати чернила нагреваются и мельчайшими каплями разбрызгиваются на бумагу. В результате получается чёткий, яркий отпечаток с плавным переходом оттенков. Поэтому струйные принтеры идеально подходят для печати документации с логотипами.
К сожалению, документы, отпечатанные таким способом, склоны к выцветанию. Производители дают гарантию на несколько десятков лет.
Сейчас компании пытаются решить эту проблему. Пока что успешные результаты есть только у HP и Epson. Их чернила более устойчивы к воздействию солнечных лучей и влаги. И по заверениям производителей, не побледнеют и не выцветут в течение 200 лет.
Лазерные принтеры и МФУ создают чёткие отпечатки, устойчивые к воде и свету. Дело в том, что в лазерной технологии совсем не используется жидкость. Тонер-порошок покрывает фото-барабан, затем луч лазерного диода «засвечивает» участки, формирующие изображения. Результат закрепляется на бумаге в печке принтера – под высоким давлением и температурой. Поэтому размыть такой текст не получится. Производители гарантируют, что отпечаток не выцветет за 200 лет. Основным недостатком лазерного принтера является выброс в процессе печати вредного для людей озона. Кроме того, отпечатки цветных изображений, в том числе, логотипов значительно уступают в качестве отпечаткам, сделанным на струйном принтере.
Светодиодные принтеры и МФУ – это усовершенствованный вариант лазерной технологии. Только лазерный диод заменили на несколько светодиодов. Качество отпечатка при чёрно-белой печати не уступает лазерному. Но проигрывает при цветной, которая может потребоваться для печати логотипов и коммерческих предложений. Светодиодный принтер значительно компактней лазерного, в процессе печати не выбрасывает вредный для здоровья человека озон. Кроме того, особенность технологии позволяет использовать его на предприятиях с повышенными требованиями к безопасности. Напечатанный текст не выцветет и не побледнеет в течение 200 лет.
Ручки: подпись сохранит яркость и через 200 лет
Живая подпись превращает бумагу с текстом в официальный документ. Когда росчерк бледнеет, исчезает, документ теряет юридическую силу. Быстрее всего выцветают шариковые ручки с пастой на масляной основе. Поэтому подписывая бумаги шариковой ручкой, купленной в ближайшем супермаркете, нужно быть готовым, что через год на документе может не остаться и следа пасты.
Для подписания важных документов лучше выбрать перьевые ручки Parker или перьевые и шариковые ручки Waterman. Чернила и пасты этих производителей не выцветут и через 100 лет. Записи, сделанные ими в XIX – XX веках всё ещё сохраняют яркость и чёткость. Ручки недорогих брендов Pentel, Uni-ball и Faber-Castell тоже показали устойчивость к выцветанию.
Надеемся, наши советы, сделают жизнь ваших документов более долгой, яркой и насыщенной.
Автор: Людмила Каменева